Excel tips & råd
Verifiering
Under menyn Data - Verifiering finns funktionen för att kunna validera indata som registreras. Man kan t ex sätta ett villkor att det bara får registreras värden över noll. Skulle någon registrera ett negativt tal så kommer ett meddelande fram som ber användaren registrera ett giltigt värde. Mycket praktiskt funktionen kan även kopplas till olika listor. T ex listor på anställda i företaget. Mycket användbart när du vill utveckla fungerande mallar.
Dela fönster och lås rubriker
Ofta ser man att många användare glömmer bort den enkla
inställningen med att låsa rubriker. Därigenom syns alltid
rubrikerna även om man "skrollar" långt ner på kalkylbladet. 1.
Markera bara den cell där du vill ha att låsningen skall vara t ex
cell B2 om rad ett (1) och kolumn A alltid skall visas. 2. Välj
kommando Fönster, Lås Fönsterrutor. - Snabbkommandon. Alternativt,
dra i ikonerna enligt nedan.
Indata - utdata
Skilj på indata och utdata, indata skall vara oskyddat och utdata med formler skall vara skyddat. Därigenom kan man hoppa med "tabb" tangenten till nästa fält som skall fyllas i.
Länkar
Användandet av länkar skapar nog mest problem. Förr eller senare så blir det alltid problem. Det är inte ovanligt med ett tiotal olika länkar i en Excel fil och det räcker med att en länk försvinner så blir det problem, framförallt i mallar. Dessutom så får man den där tråkiga frågan om länken skall uppdateras eller ej, varje gång filen öppnas.
Absoluta referenser
Absoluta länkar bör undvikas, skapar bara stelbenta kalkyler som inte kan underhållas. Använd alltid relativa referenser, m a o aldrig några dollar tecken i formlerna.
Formler
Vissa Excel utvecklare tror att man kan lösa allt genom formler, tyvärr är det inte så. Sju, åtta if satser i en formel är inte ovanligt och i nästa cell så kan det vara sju, åtta if satser till som länkar till den föregående cellen. Efter ett tag så tappar man kontrollen över mallen. Använd formler med måtta, allt går som sagt inte att lösa med hjälp av formler.
Skillnaden mellan text och tal
Det är många Excel användare som inte förstår skillnaden mellan text och tal. Ett tal kan beräknas men det kan däremot inte en textsträng. Ibland kan man få in ett text format i någon cell. Förslagsvis kan man alltid se till att felkontrollen under Verktyg-Alternativ alltid är aktiv. Ett annat sätt är att använda funktionen Verifiering under Data menyn. Där kan man skapa ett regelverk för olika indata, text, tal, datum mm.
Minimera filens storlek
Excel´s arbetsböcker har alltid en förmåga att växa i storlek. Utan att man egentligen gör någonting. Det kan bero på att man har registrerat uppgifter långt ner på kalkylbladet som man i för sig kan ha tagit bort. Excel tolkar det dock som om du hade använt hela området ändå. Gör följande för att komprimera dina Excel filer.
1. Välj kommando Redigera, Gå till från Excel menyn.
2. Klicka på Special ikonen. Markera Sista cell och klicka på Ok.
3. Finns det tomma celler mellan aktiv cell och där du har registrerat in uppgifter så måste dessa tomma celler tas bort via kommando Redigera, Ta bort.
4. Välj därefter kommandot Arkiv, Spara som.
5. Klicka på Ok tangenten för att spara arbetsboken med samma namn.
6.Klicka på Ersätt när frågan kommer upp om du vill ersätta befintlig arbetsbok.
Inga mellanslag när du döper om kalkylbladen
Brukar du namnge dina kalkylblad med egna namn. Undvik i så fall mellanslag. Skriv hellre "MinBudget" i stället för "Min budget". Excel tolkar det senare som en extern referens vilket kan medföra längre svarstider och eventuella referensproblem.
Systemförvaltning för Excel mallar
Grunden till ordning och reda är alltid en bra systemförvaltning. Utse en ägare till modellen Allting som utvecklas måste underhållas. Det är alltid någonting som behöver förändras/justeras beroende på ändrade förutsättningar. Vem vill vara ansvarig för den ekonomiska rapporteringen som bygger på felaktigt byggda Excel mallar?
- Utse därför en ägare till varje Excel mall. Som ansvarar för det fortsatta utvecklandet.
- Publicera mallarna på ett intranät eller på servern Publicera alla godkända mallar på erat intranät eller på servern. Där användarna kan hämta en felfri mall. På vissa företag får den enskilde ekonomen inte utveckla några större egna applikationer. Det är bara de publicerade mallarna som får användas. Lite hårt kanske men effektivt.
- Det måste finnas någon form av handledning för användarna. Antingen på ett blad i själva Excel filen (= arbetsboken). Eller allra helst som ett separat ordbehandlingsdokument, för att minimera Excel filens storlek.
- Förutom en handledning för användarna så måste det också finnas en systembeskrivning som talar om hur modellen fungerar. Annars blir det jobbigt för nästa ägare, med onödig tidsåtgång som följd.
Excel inställningar - standardkatalog
Under menyn Verktyg, Alternativ, Allmänt kan användaren ställa in olika inställningar. En inställning som ibland skapar förvirring för användaren är den om standardkatalog. Oftast är det bästa att ta bort uppgiften om vilken katalog (bibliotek) som skall användas. Användarna tappar orienteringen var de befinner sig eftersom sökvägen ändras till standardkatalogen vid olika Excel kommandon, t ex vid uppstart av Excel.
Excel inställningar - manuell/automatisk beräkning
En annan inställning som kan ibland skapa problem är den om beräkningssätt under menyn Verktyg, Alternativ, Allmänt. Beräkningssättet bör alltid vara automatisk såvida man inte har t ex en mycket stor arbetsbok med massor av formler. Det viktiga är dock att man alltid återställer till automatisk beräkning. Konsekvensen vid manuell beräkning är att din kalkyl, budget eller vad det kan vara inte beräknas när du registrerar dina nya uppgifter. Med andra ord en katastrof för vilken ekonom som helst.
Undvik drag & drop (dra och släpp funktionen)
Drag & drop kan orsaka problem/fel om det finns celler som hämtar uppgifter från de celler som du flyttar, det blir referens fel.
- Annonser -
Excelsupporten.se hjälper er med många tips och råd. Vill ni ställa frågor om Excel gratis så går det också bra.
